Smidigare bokningsprocess för Aqua Barn
Med 11 anläggningar och 15 000 kunder i sin databas är det lätt att förstå att det behövs ett kraftfullt system för att hantera lika användarvänliga som korrekta bokningar.
Kund
Aqua Barn
Lanserades
2019
PHP-ramverk
Laravel
Bokningsystem med barnen i fokus
Aqua Barn är en simskoleverksamhet i Göteborg med 15 års erfarenhet. Med en grundidé om att lärandet ska på barnens villkor arbetar de kontinuerligt med att anpassa både kunskap och utvecklingssteg efter barnens ålder och erfarenhet. Något som också ställde krav på bokningssystemet: det ska nämligen inte bara kunna hantera bokningar, utan även individuella behov samt återanmälningar.
För att Aqua barn ska kunna bedriva sin verksamhet enligt sin grundprincip – att lära på barnens villkor – behöver deras bokningssystem kunna tillhandahålla uppgifter gällande varje deltagares kunskapsnivå samt kursmål. Vidare behöver systemet hantera specifik information om barnet – som exempelvis om barnet har några rädslor som simläraren behöver vara medveten om. Systemet ska även ta hänsyn till barnens ålder, både vid anmälan och vid kursstart. Detta för att förhindra bokningar utanför kursens åldersgräns.
Avvikelser, problemlösning
och kommunikation
Aqua Barn hade tidigare en stor utmaning i bokning av så kallade ”återsim” – det vill säga bokning av lektion som sker utanför ordinarie schemaläggning på grund av utebliven eller missad lektion. Det tidigare systemet kräver manuell hantering av återsim, vilket medförde stor mängd administrativt extrajobb för Aqua Barns personal, men det gjorde också att kunderna ofta bokade in sig på flera återsimlektioner – i hopp om att få plats på någon av dem. Med Hapio är detta nu automatiserat och kunden kan med trygghet boka in sig på en återsimlektion i full vetskap om att hen är säkrad en plats. När eleven missat en lektion får kunden en notis med direktlänk till bokningssidan för återsim där hen direkt kan välja datum, anläggning och tid.
Aqua Barn hade även problem med återanmälningar till påbyggnadskurser. Detta sannolikt på grund av att datum för anmälan missats, glömts bort eller på annat sätt varit för otydlig för kunden. Problemet har lösts genom att varje kursdeltagares målsman/anmälare efter avslutad kurs informeras via notis om när det dags att logga in och anmäla sina barn till kommande kursomgång. Aqua Barn kan även kommunicera med sina målgrupper via massutskick av e-post och/eller sms – vilket visat sig väldigt tacksamt.
Automatisk kurshantering
Vissa kurser automatiseras nu helt utifrån barnets tidigare kurserfarenhet. Ett barn som gått första kursen för babysim kommer exempelvis per automatik flyttas till nästa nivå efter genomförd kurs; vid återanmälan presenteras således endast de kurser som matchar deltagarens nya nivå. En tacksam lösning för både Aqua Barn och för kunderna, som enkelt får en överblick över vilka kurser som är aktuella.
Hapio är även integrerat med betalningslösningen FortNox. När en kund bokar ett kurstillfälle skickas automatiskt en faktura från FortNox till kunden och bokningssystemet övervakar att fakturan betalas.
Vi fortsätter att drifta, uppdatera och vidareutveckla bokningssystemet i ett nära och aktivt samarbete med Aqua Barn!
